Reuniones de trabajo exitosas (parte 1)

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CONSEJOS PARA HACER REUNIONES DE TRABAJO EXITOSAS

(PARTE 1)

Las reuniones de trabajo son algo innegociable cuando tenemos un negocio o un equipo de trabajo. Debemos hacer reuniones para esclarecer puntos, poner asuntos en común, etc. Sin embargo, estas reuniones no siempre son realmente productivas, y es muy fácil que se conviertan en un tiempo perdido cada viernes por la tarde.

Debido a que suele ocurrir con mucha frecuencia que las reuniones de negocios se conviertan en algo que no tiene nada que ver con negocios, hoy vamos a ver algunos consejos que te ayudarán a que tus reuniones de trabajo se conviertan en un tiempo productivo. Realmente, a nadie le gusta acudir a una reunión de trabajo con duración indefinida y en la que se habla de todo menos de lo que se tiene que hablar. A continuación, vas a ver cómo puedes hacer de tus reuniones de trabajo un tiempo productivo, y que realmente sean una herramienta útil.


SI CONTINUAMENTE CONVOCAS REUNIONES DE TRABAJO QUE NO TIENEN UN ORDEN DEFINIDO, UN TIEMPO DE DURACION, Y QUE TUS SOCIOS COMIENZAN A VER QUE “NO LLEVAN A NINGÚN LADO”, PRONTO DEJARÁS DE RECIBIR SOCIOS EN TUS REUNIONES, O SEGUIRÁS PERDIENDO EL TIEMPO DE FORMA INDEFINIDA. A CONTINUACION, VAMOS A VER ALGUNOS CONSEJOS PARA QUE TUS REUNIONES SEAN MÁS PRODUCTIVAS

Una reunión de trabajo es un momento en que diferentes socios o compañeros de trabajo se reúnen para tratar uno o varios temas que tienen que ver con la actividad que realizan. Aunque parece muy fácil, la realidad es que es mucho más fácil que terminen siendo horas de pérdida de tiempo, en las que se habla de todo menos del punto importante.

Finalmente, las personas se van de la reunión sin una idea clara de los puntos que se trataron, y el moderador necesita enviar un mensaje después de la reunión para convocar otra reunión, porque uno de los puntos se pasó por alto. Para que esto no te ocurra, no dudes en seguir los consejos que vas a ver en este artículo y el siguiente:

CONVOCA LA REUNION CON ANTELACION

A nadie le gusta que le avisen de una reunión de un momento para otro. A no ser que se trate de una urgencia muy urgente, cosa que normalmente no ocurre, no tendrás la necesidad de convocar una reunión para “ahora mismo”. Por lo tanto, aprende a valorar el tiempo de los demás. Convoca la reunión con la antelación suficiente para que a todos los miembros les dé tiempo de ajustarla en su agenda.

Dependiendo del sector al que pertenezcas y a quiénes vayas a invitar a la reunión, la antelación apropiada será diferente. Es posible que en algún caso se trate de 24 horas, en otros, de 48 horas, y en otros casos puede que la antelación deba ser mayor.

HACER REUNIONES DE TRABAJO EXITOSAS

CREA UN PROGRAMA PARA LA REUNION

Para poder llevar un orden durante la reunión, necesitarás crear un programa para la reunión. En ese programa, o en el orden del día, como se suele llamar, incluye todos los puntos que se van a tratar durante la reunión. Si es posible, sería genial que marcases en cada uno de los puntos cuánto tiempo se debe tardar en gestionar ese punto.

Por ejemplo: el punto a tratar número 1, hay que tenerlo listo en 15 minutos como máximo. El punto número 2, se puede solventar en 5 minutos, etc. De ese modo, podrás incluir al final la duración aproximada de la reunión.

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HAZ LLEGAR EL PROGRAMA A LOS OTROS INTEGRANTES

Una vez que tengas el programa creado, puedes enviarlo, o en una versión resumida, a los otros integrantes de la reunión. De esa forma, las otras personas sabrán de qué puntos va a tratar la reunión, y podrán prepararse para ella en caso de que necesiten hacerlo por algún motivo. Además, enviando el programa con el tiempo que tardará en resolverse cada uno de los puntos, los integrantes de la reunión podrán saber cuánto se tardará en acabar con todos los puntos, en definitiva, cuánto tiempo necesitan apartar en su agenda para esa reunión.

Para continuar viendo los siguientes puntos, te recomendamos que vayas al artículo “Consejos para hacer reuniones de trabajo exitosas (Parte 2)”. En ese artículo, podrás ver más consejos acerca de cómo tener reuniones de trabajo exitosas y productivas.

Modificado por última vez en Miércoles, 22 Febrero 2017 19:38

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